Cadivi Estudiantes: Suspensión de Solicitudes de Remesas de Estudiantes (SCES)

A lo largo de varios años ayudando a procesar solicitudes de divisas para estudiantes, tanto para cursos de Inglés académico, como para estudios de pregrado Universitario,  y para Maestrías o Postgrados, algo que he aprendido es que en la manera que las solicitudes de divisas de remesas para estudiantes, están completas en todos su requisitos y que los documentos anexos no tienen la menor duda sobre su legalidad, menos posibilidades hay de que la solicitud sea suspendida y por ende que el estudiante o su representante legal tengan que tramitar o procesar nuevos recaudos y pasar por todo el engorroso proceso de armar y entregar nuevos expedientes al operador cambiario, dentro de los 15 días hábiles que establece la norma de Cadivi, por suspensión de una solicitud.

Nota Junio 4, 2012A pesar que mucho del material planteado en este articulo permanece vigente en cuanto a su contenido y aplicacion (por lo cual recomiendo leerlo y considerar los tips presentados), recomiendo a todos los lectores y particularmente a los estudiantes que solicitan remesas,  revisar en detalle la nueva providencia 110 que entro en vigencia en Mayo pasado al igual que los instructivos, las infografias y las acta de consignacion  que ahora aplican para cada caso, sea esta una solicitud principal, una solicitud complementaria o una solicitu sucesiva. Aca el vinculo que los llevara a la pagina donde conseguiran todo el material de la nueva Providencia, todo en una sola pagina.

Articulo original
Lógicamente también hay otros casos en los que el analista desea auditar en mayor grado una solicitud particular de divisas de estudiantes, ( a pesar que la misma esta completa y perfecta según la norma general) , en cuyo caso, igualmente pueden suspender la solicitud después de esta haber estado en análisis. Hay casos que se presentan donde una solicitud pasa de Solicitud en Análisis a Suspendida por Coordinación de Estudiantes (SCES), luego es aprobada (APC) y de la noche a la mañana pasa nuevamente a Suspendida (SCES) para finalmente luego de suministrar otros nuevos recaudos, la solicitud sea aprobada (APC) y liquidada finalmente de manera automática a las 24 horas de su aprobación ( ALD y ADD).

Para aclarar algunos terminos, "Liquidacion total de una Solicitud" es cuando la solicitud se le asigna ya un numero de Autorizacion de Adquisicion de Divisas (AAD) y un numero de Autorizacion de Liquidacion de Divisas (ALD), con lo cual el Banco tramitador u operador cambiario, ya puede proceder a girar instrucciones al Banco Central para que autorice las transferencias relacionadas con dicha solicitud, usualmente esta asignacion de AAD y ALD ocurre al dia siguiente habil de la aprobacion de la solicitud (8:00 am) y es verificable cuando al verificar el status o consultar la solicitud, aparece una ventana con el codigo o numero del AAD, ALD, el monto liquidado (que puede ser diferente del monto solicitado)  y la fecha de la emision  del mismo. 

La suspensión de una solicitud irremediablemente  puede alargar el proceso regular de aprobación de la misma y llevarlo del tiempo normal actual de tramitación,  de dos o tres semanas (entre recibido por Cadivi (RPC) , aprobado por Cadivi (APC) y Liquidado totalmente por Cadivi)  hasta cerca de 2 meses para que esta sea aprobada y liquidada o hasta en el peor de los casos, que la misma se negada en su totalidad, lo que requerirá entonces una solicitud de reconsideración de la solicitud, bajo la modalidad de recursos de reconsideracion, lo cual es aun más complejo ya que hay mucho mas discresionalidad sobre la aprobacion o negacion de la solicitud.

Lógicamente lo que el estudiante siempre espera es que luego de suspendida la solicitud, esta sea eventualmente aprobada,  siempre y cuando los nuevos recaudos que seguramente serán revisados en mayor detalle, cumplan a cabalidad lo exigido por el analista de Cadivi que está manejando su caso o por el Supervisor de la Unidad de Divisas de Estudiantes.

Uno de los factores claves para evitar sorpresas de suspensión de Solicitudes (y por ende tener tiempo suficiente para preparar todos los nuevos recaudos)  es revisar periódicamente el status de la solicitud en el portal de Cadivi, (solo una vez recibida por el operador cambiario y a su vez remitida por este a Cadivi). Es importante asegurarse que al verificar el status de la solicitud, no se intente abrir la planilla de la solicitud (esto puede cambiar el codigo se seguridad de la solicitud y hacer nas compleja su procesamiento), una vez introduzca sus datos e ingrese al portal de Cadivi, solo con usar la opción del menú izquierdo de Cadivi “Usuarios Internet”” y luego “Consultas de Solicitudes” podrá ver el status de la solicitud en la columna correspondiente.

Teóricamente el solicitante debería recibir un correo electrónico de Cadivi cada vez que la solicitud cambia de status : Primero de RPB ("Recibido por el Banco"), luego el usuario deberia recibir un correo que dice "Recibido por CADIVI", despues de esto la Solicitud pasa a status de Solicitud en Análisis (no envian correo pero uno puede ver el status en pantalla, y luego  el usuario debe recibir un correo que dice "Aprobado por el Coordinador de Estudiantes" o APC , pero este no es siempre el caso ya que muchas veces los correos de Cadivi son tomados como spam y no llegan al destinatario, a veces el usuario no tiene su dirección de correo electrónico y demas datos personales debidamente  actualizados en el sistema de Cadivi, o simplemente el sistema de Cadivi a veces no envía ningún correo.  Recuerden que el usuario tambien puede entrar en el portal y una vez en el mismo, a traves de la opcion de Consulta de Solicitudes, puede ver el status de la solicitud que esta tramitando y ver si la misma esta avanzando hacia la aprobacion que corresponde..

Especial atencion debe darsele al tema de que el usuario recibe el correo que su solicitud fue Recibida por el Banco,  pero pasan dias y dias sin recibir el correo de Recibido por Cadivi, si esto le sucede contacte a su operador cambiario ya que tal vez su expediente esta traspapelado y se quedo en el banco y no fue enviado a Cadivi, ciertamente a veces sucede que el sistema de Cadivi no envia el correo que recibio su solicitud pero es preferible derivado de los tiempos maximos permitidos que verifique que su exoediente efectivamente fue enviado a Cadivi , fue recibido y esta en proceso de analisis..

Que se puede hacer entonces para evitar, en la manera de los posible, las suspensiones de la solicitudes?

 A continuación algunos tips que estimo pueden minimizar esta situación:

1.    Asegure todos los documentos claves de las solicitudes sean elaborados en papel membrete de la  oficina emisora, y tengan las firmas y sellos requeridos y si esta dentro de sus posibilidades, notarielos (algo que por ejemplo en EEUU se puede hacer muchas veces sin costo alguno) y si es solicitado que sea legalizado, entonces apostíllelo en el departamento de Estado, según las leyes vigentes en el estado donde el estudiante resida. Particularmente esto aplica a la constancia de estudios emitida por la institución académica, que debe estar firmada, sellada, notariada y apostillada, y luego a la constancia de pago o factura de la actividad académica anterior (a partir de la segunda solicitud), documento que debe ir firmado, sellado y notariado en la manera de lo posible. Recuerde que la constancia de estudios tiene ya definido un prototipo por algunos consulados Venezolanos, ya que ellos exigen la misma para emitir el registro Consular. 
     
      No olvide que si incluye en la carta de la Universidad el monto de la manutencion y este es menor de lo establecido en la tabla del articulo 7 de la providencia 055, probablemente le aprueben menos de lo estipulado en la misma y solo le aprueben lo que dice la carta.. Por eso es preferible incluir el monto de manutencion en la mencionada carta, solo si este es superior a lo definido en la mencionada tabla, aunque la norma establece el calculo y pago de manutencion basado en las fechas de inicio y fianlizacion de la actividad academica y los maximos establecidos segun la tabla del articulo 7.

2.    Todas las copias de los documentos que no son originales, y que se son incluidos en el expediente de Cadivi o del Banco, sean de excelente calidad (legibilidad)  (impresión en calidad optima de documento escaneado digitalmente, preferiblemente). Igualmente asegure de ampliar los mismos, por ejemplo en el caso de las copias de las cedulas, los pasaportes, las visas, etc. Si desea puede incluir copias de color para el expediente de Cadivi, sin embargo esto no es requerido y por razones de seguridad no es recomendable. Lo clave es que las copias sean nítidas, de tamaño adecuado  y no haya duda alguna de los datos que estás incluyen.

3.    Revise en detalle el acta de consignación de Cadivi que aplica a su caso, bien sea estudios regulares de especialización, pregrado o postgrado, pasantías, cursos cortos y año sabatico, o seminarios y congresos, y asegure de incluir sin excepción todos los recaudos que aplica, y si Ud. considera que debe añadir algún documento adicional, hágalo e inclúyalo en la última parte del acta de consignación.

Que documentos claves no están detallados en el acta pero que deben ser incluidos? Primero que todo la copia de la cedula del representante legal (si es otra persona diferente del estudiante quien está tramitando la solicitud)

Segundo, el documento publico que acredita la representación legal o que demuestra el vinculo entre el representante legal y el estudiante (en caso el representante legal este actuando en nombre del estudiante). Si el representante legal es el padre o la madre del estudiante, se puede añadir copia de la partida de nacimiento del estudiante donde consta el nombre del padre o la madre que está actuando como representante legal, en el caso que el representante legal no tenga ningún vinculo directo con el estudiante se recomienda que este le haya dado un poder al representante legal (ver prototipo aca) para actuar en su nombre en las gestiones de Cadivi e incluir esta copia en el expediente, con su debido separador. Logicamente el poder debe estar notariado.

Tercero, y algo que cada dia Cadivi esta solicitando ya como parte estandar de la solicitud (aunque no esta listado en el acta de consignación) es la "Carta de Exposicion de Motivos" o tambien carta explicativa, la cual debe ser escrita por el estudiante y dirigida a Cadivi, y que debe incluir: Razones por la cual realiza estudios en el exterior, donde realizará sus estudios, cuanto tiempo tomara completar los mismos, cual sera su fuente de financiamiento, cuales son los costos estimados de la realizacion de dichos estudios, y cualquier otra informacion que Udl. considere clave para que Cadivi apruebe su solicitud.

4.    En lo que corresponde a la visa del estudiante (en el caso que estudie en un pais que requiera Visa) , aun cuando Cadivi solo exige la Visa del estudiante (estampada usualmente en el pasaporte), en el caso de estudiantes venezolanos atendiendo instituciones en EEUU se recomienda incluir copia de las tres páginas de  la forma I-20. Al respecto la copia a incluir de la forma I-20 es la que tiene el sello de inmigración que es colocado por el oficial de inmigración al momento de ingresar el estudiante a EEUU. Recordar que el estudiante debe guardar  todas sus formas I-20s ya que le pueden ser solicitadas  por los oficiales de la embajada cuando el estudiante aplique por una  nueva visa, sea de estudiante, trabajo, etc.

5.    En referencia a los separadores se los documentos, estos deben hacerse siguiendo estrictamente los lineamientos de Cadivi, en algunos casos si hay varios anexos dentro de un mismo grupo de documentos, puede dentro del mismo separador incluir los mismos con la sangría respectiva después del título principal  del separador.

6.    Asegure de revisar muy bien el registro Consular emitido por el Consulado de su jurisdicción. (mayores detalles del registro Consular en este articulo). Aunque el sistema actual que están utilizando varios Consulados en EEUU es casi a prueba de errores, ya que el estudiante es el que alimenta la información para generar el registro consular, siempre es recomendable asegurar que  el registro consular que reciba,  tenga toda la información correcta, incluyendo los datos claves del estudiante (nombres, apellidos, cedula, numero de pasaporte, estado civil, dirección, teléfono, etc.) , los datos de la visa, los datos de los estudios (fechas del periodo a cursar, etc.). Y el mismo este debidamente firmado y sellado por el Cónsul respectivo. Igualmente es aconsejable incluir la planilla de pago de derechos consulares, para darle mayor veracidad al registro consular y que se pueda constar si alguien así lo desea, que el documento en cuestión fue emitido por el Consulado respectivo.

7.    En los casos de estudiantes Venezolanos en EEUU que tengan ya sus visas F-1 vencidas y que permanecen en status legal de estudiante  a través de una forma I-20 emitida para tal fin y que están realizando estudios a tiempo completo, se recomienda en adición a la copia de la Visa vencida y la hoja bibliográfica del pasaporte donde esta estampada la visa vencida,  incluir en su solicitud  una copia notariada y apostillada de las tres páginas de la nueva forma I-20, la forma I-94 (con el ultimo sello de entrada a EEUU) y copia de la I-20 que tiene el ultimo sello de entrada colocado por el oficial de inmigración al momento de entrar a EEUU.  Esto adicionalmente puede incluir una pequeña nota explicativa de porqué legalmente la nueva forma I-20 sustituye legalmente la visa F1 vencida y mantiene al estudiante extranjero en estatus legal aun si su visa estampada está vencida, tal como lo establecen las leyes de inmigración que rigen sobre la materia.

8.    En lo referente a la Carta de Instrucción (ejemplo en el vinculo anterior en azul) o  carta de autorización de liquidación de Divisas, que forma parte de cada expediente, no debe olvidar de incluir las instrucciones de transferencias o carta de instrucciones,  para el envio de la remesas una vez aprobada la solicitud, incluyendo la transferencia de manutención del estudiante (a una cuenta bancaria del estudiante) y el pago de matrícula y seguro (directo a la institución académica  y la empresa de seguros, si el seguro  no fue contratado con la Universidad). Cada transferencia debe ir identificada con el nombre  y dirección del beneficiario, nombre y dirección del banco receptor, el numero de la cuenta, el numero ABA, el código SWIFT (si aplica) , y las referencias de las transferencias. (Número de matrícula del estudiante, nombre,  concepto, etc.)

9.    En el caso de los reportes o Mensajes SWIFT (ejemplo acá) de las transferencias de la solicitud anterior (tanto la de manutención como la del pago de matricula y/o seguro, requeridas a partir de la segunda solicitud) , tambien llamados "Copia de la Constancia de liquidación de divisas o Confirmación Operación de Divisas de la solicitud anterior" asegure que las copias que su operador cambiario le suministre sean legibles, en la manera de lo posible haga que su operador cambiario le coloque algún sello de la institución,  y con la ayuda de un resaltador (sin dañar el texto) distinga los datos básicos de la misma como son el numero de solicitud a la cual pertenece el pago, el monto de la transferencia, la moneda, el beneficiario de la transferencia y su cuenta bancaria, quien ordeno la transferencia, de que cuenta en Bs se debito el monto, la cedula del ordenante de la transferencias, etc.

10. Usualmente cuando una solicitud pasa de " Solicitud en Analisis" a SCES (Suspendida por Coordinador de Estudiantes) el solicitante (estudiante) deberia recibir un correo con detalles de la causal de la suspensión o de la negacion de su solicitud, incluyendo el listado de los nuevos recaudos que debe presentar en 15 dias o antes, pero si por casualidad el estudiante no recibe el correo, debe contactar inmediatamente al operador cambiario y pedirle le envie el correo de Cadivi con el detalle de la causa de la suspension o negacion de su solicitud, caso contrario se enterará muy tarde de la suspension o negación y habra pasado tiempo valioso para conseguir los nuevos recaudos o para solicitar la reconsideración de la misma. Su operador no deberia tener problema alguno en remitirle dicho correo.

11. No espere hasta ultimo minuto para hacer su solicitud de divisas (avoid the crows),  si Ud, planifica adecuadamente los tiempos de su solicitud y los diferentes procesos relacionados (conseguir la carta de matricula, notariarla, apostillarla, tramitar el registro consular, tramitar la solicitud ante Cadivi, etc) y entrega su expediente por lo menos 15 a 20 dias antes de iniciarse las clases, tendra mas posibilidades que su solicitud sera revisada adecuademente, sin presiones por parte de los analistas,  y muy importante que la misma no sea negada o suspendida por algun tecnicismo, restricciones de divisas, etc. Solo como referencia, tramitar una solicitud de Divisas, consiguiendo todos los requisitos y hacer los tramites via postal, en EEUU, puede tomar sin problemas desde el momento de iniciar el tramite de la carta de matricula y seguro hasta que las divisas llegan a la Universidad o a la cuenta del estudiante, entre 60 y hasta 80 dias.. dependiendo todo que tan diligente sea el estudiante en los tramites.

Si lamentablemente,  a pesar de Ud. haber cumplido a cabalidad los requisitos de Cadivi,  de haber realizado su solicitud en el portal de cadivi siguiendo al pie las instrucciones establecidas en el instructivo definido para tal fin, su solicitud de divisas para estudiante es suspendida y le exigen nuevos recaudos, asegure de cumplir los tiempos establecidos y arme los nuevos expedientes, que deberán ser identificados , tanto en la cara frontal como en la orilla de la carpeta siguiendo lo establecido en el manual de procedimientos de Cadivi, y con el mismo número de la solicitud suspendida, pero seguida de la palabra “Anexo”, por ejemplo “Solicitud 11456774-Anexo””. El material que deberá incluir en cada carpeta (original, banco y solicitante)  deberá seguir el siguiente orden:

o   Acta de consignación según sea su caso (esta es una nueva acta)

o   Separador de Solicitud

§  Copia de Solicitud /Planilla Rusad que fue suspendida

o   Separador Correo de Cadivi sobre suspensión

§  Copia Correo de Suspensión recibido de Cadivi

o   Separador Carta explicativa sobre nuevos Recaudos (si aplica)

§  Carta Explicativa

o   Separador Recaudo Adicional 1 (según lo solicitado)

§  Recaudo Adicional 1

o   Separador Recaudo Adicional 2 (según lo solicitado)

§  Recaudo Adicional 2…

Etc.….

Que tipos de recaudos suelen solicitar en caso de la suspensión de una Solicitud de divisas para estudiantes?

Esto puede variar y dependerá mucho de lo que el analista de la unidad de divisas para estudiantes quiere verificar, y derivado de lo establecido en el literal i del artículo 4to                de la providencia 055 que regula la materia, no hay limitaciones sobre lo que pueden solicitar,  sin embargo para su conocimiento, estos son algunos recaudos típicos solicitados luego de una suspensión de una solicitud de divisas para estudiantes, a través de Cadivi:

·         Original Constancia de Trabajo del Representante legal

·         Carta de exposición de motivos, debidamente firmada por el estudiante, indicando:

§  Las razones por la que realizará esta actividad académica.

§  Fuente de financiamiento para adquirir las divisas

§  ¿Cómo se relaciona esta actividad académica con su actividad laboral o con el desarrollo social o económico de la Nación?

·         Estado de cuenta donde se evidencia que tiene en su haber el dinero para respaldar la transferencia.

·         Copia de la forma I-20, debidamente firmada y sellada por las autoridades competentes (departamento de inmigración)

·         Copia en papel fotográfico (fondo negro) de los títulos obtenidos en las carreras culminadas anteriormente

·         Detalle de gastos de manutención del estudiante con sus soportes (estados de cuenta, facturas, comprobantes).

·         Carta motivada que indique fuente de financiamiento con soportes.

·         Copia del record académico de las carreras cursadas emitido por la institución académica debidamente legalizado o apostillados.

·         Tramite de Residencia Permanente
·         Declaracion jurada que no trabaja
·         Horario original emitido por la Universidad
·        Poder Notariado autorizando al representante Legal.

·         Y como dice el literal i: Cualquier otro documento que en original, copia o por medios electrónicos solicite la Comisión de Administración de Divisas (CADIVI)

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